Wohnungsabgabe: Checkliste für Verwaltungen — vom Abnahmeprotokoll bis zur Neuvermietung

Von Artem Kozlovskyi, Inhaber · 21. Oktober 2026

Zwischen Kündigung und Neuvermietung liegen viele kleine Schritte. Jeder ist einfach; fehlt einer, wird es teuer: Ein Mangel, der bei der Rückgabe nicht sofort gemeldet wird, ist als Anspruch meist verloren, und eine Wohnung, die am vereinbarten Tag nicht bereit ist, belastet den neuen Mietvertrag. Diese Checkliste ordnet die Punkte nach Zeitpunkt. Ablauf und Terminplanung der Instandstellung beschreibt der Artikel Leerwohnungs-Renovation beim Mieterwechsel.

1. Nach Eingang der Kündigung

• Rückgabetermin mit Datum und Uhrzeit schriftlich bestätigen.
• Der Mieterschaft mitteilen, was bei der Abgabe erwartet wird: gereinigte Wohnung, alle Schlüssel, kleinere Mängel wie Nagellöcher vorher fachgerecht behoben.
• Akte der Wohnung bereitlegen: Mietvertrag, Einzugsprotokoll, Schlüsselliste und die Daten der letzten Instandstellungen (Anstrich, Parkett, Geräte). Ohne sie lässt sich der Restwert eines beschädigten Bauteils nicht bestimmen.
• Vorbesichtigung einige Wochen vor dem Auszug vereinbaren.
• Den Übergabetermin an die neue Mieterschaft erst zusagen, wenn der Umfang der Arbeiten grob bekannt ist.

2. Vorbesichtigung und Aufmass

• Raum für Raum festhalten, was die Mieterschaft bis zur Abgabe noch selbst erledigt und was ohnehin ansteht.
• Bauteile am Ende ihrer Lebensdauer notieren (Anstrich, Bodenbeläge, Geräte, Fugen): Dafür haftet die Mieterschaft nicht mehr; diese Arbeiten lassen sich unabhängig von der Abgabe planen.
• Mit Einverständnis der Mieterschaft den Handwerker zum Aufmass mitnehmen. Dann liegt die Offerte beim Auszug vor, und Material mit Lieferfrist lässt sich früh bestellen.
• Zugang klären: Schlüsselübergabe an den Handwerker, Lift, Abstellplatz für Material, Information der Nachbarn.

3. Am Tag der Abgabe

Nach Art. 267a Abs. 1 OR muss die Vermieterschaft bei der Rückgabe «den Zustand der Sache prüfen und Mängel, für die der Mieter einzustehen hat, diesem sofort melden». Versäumt sie das, verliert sie ihre Ansprüche, soweit es sich nicht um Mängel handelt, «die bei übungsgemässer Untersuchung nicht erkennbar waren» (Abs. 2). Die Abgabe ist also eine Prüfung, kein Formalakt:

• In der leeren, gereinigten Wohnung und bei gutem Licht prüfen; Licht, Wasser, Storen und Geräte ausprobieren.
• Protokoll Raum für Raum: Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Storen, Einbauschränke, Schalter und Steckdosen, Heizkörper; in Küche und Bad zusätzlich Geräte, Apparate, Armaturen und Fugen. Dazu Keller, Estrich, Balkon, Briefkasten und Garage.
• Mängel mit Ort, Grösse und Art beschreiben, etwa «Küche, Glaskeramikkochfeld, Sprung ca. 10 cm, vorne links» statt «Herd beschädigt».
• Fotos jedes Raums, Übersicht und Detail, sofort der Wohnung und dem Datum zuordnen.
• Zählerstände notieren: Strom, Gas, Wasser, Warmwasser, je nach Liegenschaft Heizöl.
• Schlüssel nach Art zählen (Wohnung, Haus, Briefkasten, Keller, Garage); fehlende ins Protokoll.
• Neue Adresse der Mieterschaft aufnehmen — für Mängelmeldung, Nebenkostenabrechnung und Kaution.
• Protokoll beidseitig unterschreiben, Kopie abgeben. Zustand bestätigen und Kosten übernehmen sind zwei verschiedene Dinge: Laut Protokollformular des Mieterverbands darf die Mieterschaft die Unterschrift zur Kostenübernahme verweigern; bei grösseren Kosten empfiehlt es eine Höchstsumme oder den Vorbehalt eines Kostenvoranschlags.
• Mängel, für welche die Mieterschaft einstehen soll, sofort schriftlich melden — am besten mit dem Protokoll noch am selben Tag.

4. Normale Abnützung oder Schaden

Die Mieterschaft gibt die Wohnung in dem Zustand zurück, «der sich aus dem vertragsgemässen Gebrauch ergibt» (Art. 267 Abs. 1 OR). Für normale Abnützung haftet sie nicht. Für Schäden darüber hinaus haftet sie nur für den Restwert des Bauteils und nur im Umfang des Schadens. Den Massstab liefert die paritätische Lebensdauertabelle von Mieterinnen- und Mieterverband und Hauseigentümerverband. Einige Werte aus ihrem Auszug im Wohnungsabnahmeprotokoll des Mieterverbands (Ausgabe 2021):

• Anstrich von Wänden und Decken, Dispersions- oder Leimfarbe: 8 Jahre
• Spannteppich mittlerer Qualität: 10 Jahre; Laminat mittlerer Qualität: 15 Jahre
• Parkett: Versiegelung 10 Jahre, Mehrschichtparkett ab 4 mm Nutzholz 30 Jahre, Massivparkett 40 Jahre
• Sockelleisten aus Buchen- oder Eichenholz: 25 Jahre
• Kühlschrank: 10 Jahre; Glaskeramikkochfeld: 15 Jahre
• Schliesszylinder und Schlüssel: 20 Jahre

Massgebend ist das Alter des Bauteils beziehungsweise die Zeit seit der letzten Instandstellung, nicht die Dauer des Mietverhältnisses — wurde ein Bauteil unrenoviert von der Vormieterschaft übernommen, zählen auch die Jahre davor. Beispiel: Ein Dispersionsanstrich ist 6 Jahre alt und muss wegen Schäden erneuert werden; offen sind 2 von 8 Jahren, also ein Viertel der Kosten. Den Anteil bestimmt die Verwaltung, im Streitfall die Schlichtungsbehörde. Zum Parkett siehe Parkett schleifen oder ersetzen?

5. Nach der Abgabe: Fristen im Blick

• Versteckte Mängel: Entdeckt die Vermieterschaft später einen Mangel, der bei übungsgemässer Untersuchung nicht erkennbar war, muss sie ihn ebenfalls sofort melden (Art. 267a Abs. 3 OR). Was beim Rückbau zum Vorschein kommt, zuerst mit Fotos dokumentieren.
• Mietkaution: Die Bank gibt die Sicherheit nur mit Zustimmung beider Parteien oder gestützt auf einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl oder ein rechtskräftiges Gerichtsurteil heraus. Hat die Vermieterschaft innert einem Jahr nach Beendigung des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend gemacht, kann die Mieterschaft die Rückerstattung von der Bank verlangen (Art. 257e Abs. 3 OR).
• Nebenkosten: Die Zählerstände vom Abgabetag sind die Grundlage der Schlussabrechnung.

6. Arbeiten in der richtigen Reihenfolge auslösen

• Erst den Umfang festlegen (Protokoll und Aufmass), dann die Offerte freigeben, dann den Übergabetermin an die neue Mieterschaft zusagen.
• Material mit Lieferfrist — Geräte, Parkett, Platten — direkt nach der Freigabe bestellen.
• Gewerke so planen, dass jedes auf fertigem Untergrund arbeitet: Rückbau, Installationen, Gipser, Platten, Maler, Böden, Montage, Reinigung.
• Arbeiten zu Lasten der bisherigen Mieterschaft in Offerte und Rechnung als eigene Positionen ausweisen lassen.
• Vor dem Übergabetermin Zeit für Endreinigung und eigene Abnahme einplanen.

7. Übergabe an die neue Mieterschaft

Nach Art. 256 Abs. 1 OR muss die Vermieterschaft die Wohnung «zum vereinbarten Zeitpunkt in einem zum vorausgesetzten Gebrauch tauglichen Zustand» übergeben. Übergibt sie nicht rechtzeitig oder mit Mängeln, welche die Tauglichkeit ausschliessen oder erheblich beeinträchtigen, kann die Mieterschaft nach den Regeln über die Nichterfüllung vorgehen (Art. 258 Abs. 1 OR). Der Übergabetermin sollte deshalb nicht auf Kante geplant sein.

• Arbeiten vor dem Übergabetermin abnehmen, mit Protokoll; offene Punkte mit Erledigungsdatum.
• Einzugsprotokoll mit der neuen Mieterschaft, Raum für Raum und mit Fotos — es ist die Grundlage für die nächste Abgabe.
• Rückgabeprotokoll der bisherigen Mieterschaft bereithalten: Die neue Mieterschaft kann verlangen, es bei der Übergabe einzusehen, und sich die Höhe des bisherigen Mietzinses mitteilen lassen (Art. 256a OR).
• Im Kanton Zürich beim Abschluss des neuen Mietvertrags das Formular zur Mitteilung des Anfangsmietzinses verwenden (Art. 270 Abs. 2 OR, § 229b EG ZGB). Die Pflicht gilt, solange der Leerwohnungsbestand im Kanton höchstens 1,5 Prozent beträgt; per 1. Juni 2026 lag er laut Bundesamt für Wohnungswesen bei 0,52 Prozent. Auch weitere Kantone verlangen das Formular, zum Beispiel Bern, Basel-Stadt, Luzern und Zug.
• Schlüssel gezählt übergeben, Zählerstände festhalten, Bedienungsanleitungen neuer Geräte übergeben.

So unterstützen wir Verwaltungen

Wir übernehmen den handwerklichen Teil der Liste und liefern die Unterlagen für den Rest:

• Besichtigung und Aufmass durch unseren Chefingenieur, mit Einverständnis der Mieterschaft schon vor dem Auszug
• Festpreis-Offerte innert 48 Stunden nach der Besichtigung, Position für Position, Arbeit und Material getrennt; Positionen zu Lasten der bisherigen Mieterschaft auf Wunsch separat
• Werkvertrag mit festem Übergabetermin; eine absehbare Verzögerung melden wir sofort
• Schlüssel per Protokoll übernommen und zurückgegeben, mit Datum, Anzahl und Namen
• Unerwartetes beim Rückbau: Fotos und Nachtrag mit Preis, ausgeführt erst nach Ihrer Freigabe
• Abnahmeprotokoll und Fotobericht vorher/nachher; im Rahmenvertrag als PDF pro Wohnung, mit Sammelrechnung pro Monat

Eine Wohnung melden können Sie auf der Seite Leerwohnung renovieren in Zürich. Für ein ganzes Portfolio gibt es den Rahmenvertrag; mehr unter Für Hausverwaltungen.

Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung. Grundlagen: OR auf fedlex.admin.ch (Fassung vom 1. Oktober 2026), Verzeichnis zur Formularpflicht des Bundesamts für Wohnungswesen 2026, Auszug der paritätischen Lebensdauertabelle im Protokoll des Mieterverbands (Ausgabe 2021). Massgebend sind Gesetz, Mietvertrag und die aktuelle Ausgabe der Tabelle.